这堂课你会学到什么
- 确认初期重点及完成标准。
- 画出完成任务所需的人与信息。
- 用反馈和及时报告减少可避免的错误。
先弄清什么叫做好
新岗位既有写明的职责,也有尚未说出的期待。可以问主管:前几周最重要的是什么?一项任务做到什么程度算完成?哪些错误后果最严重?有现成合格样例时,尽量看一看。再用自己的话总结理解,请对方纠正。不要把一直忙碌当成已经满足要求。如果多个人同时派任务,要确认优先顺序由谁决定。初期计划不必宏大,写几项成果、需要的支持及回顾日期即可。随着了解加深可以调整,但调整要让有关的人知道。
了解工作怎样流转
选一种经常发生的任务,画出它从哪里来、需要哪些资料、谁审核、完成后交给谁。向同事了解交接环节和常见例外,并确认最新版说明存在哪里、更新如何通知。陌生术语可以记成自己的小词表。访问系统和资料前要确认权限,主动不等于绕过规定。提问时说清已知内容和卡住的位置,有助于别人准确回答。普通问题可以适当集中询问,但涉及重要后果的疑问应立即提出。学习的目标是逐渐可靠,而不是假装从来不需要帮助。
先交出一个完整的小成果
挑一件对团队有用、又适合当前能力的任务,确认期限与质量标准,做完后请人反馈。一个小而完整的结果,往往比承诺全面改革更能帮助你理解团队要求。把纠正意见记下来,避免同一个问题反复问。汇报可以简明分成已经完成、接下来做什么、哪里受阻。如果可能赶不上期限,应在到期之前说明,并提出可以选择的调整办法。一直默默硬撑到最后一刻,会让同事失去支援和安排后续工作的时间。
理解背景后再推动改变
新人有时确实能发现问题,但未必了解流程存在的原因。先说观察,不急着下判断:“这一项需要重复录入”比“你们效率太低”更容易讨论。询问限制条件和过去尝试,再与流程负责人商量是否做一个小测试,说明好处和恢复原状的方法。入职几周后,回顾哪些任务已能独立完成,哪些仍需监督,接下来应该增加什么责任。信心最好来自可靠表现和理解加深,而不是尚未准备好就表现得什么都懂。
同时了解团队习惯怎样接收进展。有的任务适合简短书面更新,有的需要定时面对面沟通。最好先商量方式,而不是自己猜测。把重要决定放在容易找到的位置,避免日后靠零散聊天重新拼凑约定。清楚记录也能帮助你判断,问题来自自己理解错误,还是后来优先次序已经发生变化。
虚构案例:小本学会交接
小本进入维修办公室,想靠迅速清空请求来证明自己。但他发现,有些请求必须先由主管做安全审核,才能排进日程。他没有凭感觉处理,而是画出交接流程,请同事核对。双方约定,他的第一个成果是在监督下准确准备一天的安排。发现资料缺失时,他提前报告,团队得以及时补齐。两周后,他已经能够独立处理常规排程,并保留一份需要请示的例外清单。信任来自可预期的工作和及时提问,而不是夸大的承诺。
写一份入职初期约定
- 列三项初期成果,请主管确认优先次序。
- 画出一项常见任务从提出到完成的过程。
- 分清必须马上请示与可以集中询问的问题。
- 完成一个小成果、索取反馈,并约定回顾时间。
延伸阅读
- U.S. OPM: Career Development有关发展规划的官方背景资料;入职约定与案例为本课设计。
LIFELONG SUCCESS UNIVERSITY