LIFELONG SUCCESS UNIVERSITY这堂课你会学到什么
- 确定对象与中心意思。
- 把结论、理由和例子连接起来。
- 用听者的反应改进表达。
先想对方接下来要做什么
解释的作用，是让别人多懂一点，或者能完成原本不会的事。开口前先认清对象：刚入职的人需要操作顺序，审批预算的人更关心费用与影响。写一句话，说明听完后对方应该弄明白什么。这句话可以帮助你判断哪些信息现在必须讲，哪些虽然有趣，却可以放在后面。
例如要说明会议室预约方式变了，中心意思可以是：“从周一起，先在日历中订好会议室，再邀请参会者。”不用先讲软件历史、采购过程和所有被否决的方案。先给听者一个明确落点，后面的原因和例子才有地方安放。对方如果只记住一句，也应该是最能帮助行动的那一句。
给理解搭一条短路
可以按“要点、原因、例子、下一步”组织。先说需要提前预约，再解释这样能减少两组人同时占用同一房间，接着演示一次预约，最后请对方试做。每一段都有明确用途。如果某条信息不能帮助听者沿着这条路往前走，就先删掉，或放进供查阅的补充材料，避免把主线挤没。
必须使用专门词语时，第一次出现就解释。例如“重复预约，就是每周自动安排同一时段”，比说了好几次之后再补定义更容易理解。通俗并不等于简单化到失真。复杂问题也可以讲清楚，关键在于不省略重要联系，不假定别人已经知道你脑中那些没有说出来的前提。
让例子展示真正的差别
好例子应突出关键差别。解释“估计”与“承诺”，可以对比“预计周四左右到货”和“约定周四中午前送达”。两句话的责任程度不同，这比讲一个很长却无关的成功故事更有帮助。选例子时问自己：如果听者只看这个例子，能否看出我想说明的特点？不能的话，就需要换。
比喻能帮助入门，也可能遮住例外。共享日历像一本预约簿，但数字权限、自动重复等功能与纸本不同。讲完相似处后，点出重要的不同处，不要为了顺口而让听者形成错误想象。准确与易懂不是非此即彼；你可以先建立基础理解，再逐步补充决定行动所必需的限制条件。
用应用检查，而不只问懂了吗
“明白了吗”常得到礼貌的点头。可以换成低压力的问题：“如果你想订的房间已经有人占用，下一步会怎么办？”同时说明你是在检查自己的讲解是否清楚，不是在考对方。回答能显示哪一个联系尚未建立，让你知道需要补的是规则、操作，还是某个容易误解的词。
如果对方没懂，不必把全部内容更大声地重复一遍，也不必一下补上所有细节。集中修正造成误解的那一点，换一个更贴近对方生活的例子，或者调整顺序。最后用一两句回顾要点，并告诉对方以后在哪里能查到说明，尤其当实际操作要到几天后才发生时。
虚构案例：借相机的说明
社区工作室管理员欧文原来先介绍整套库存系统，再说明怎样借相机。新志愿者仍经常漏填资料。他改成围绕三件事讲：借哪件设备、借哪几天、是否已经得到确认，然后演示一份完整申请。
他请志愿者说明设备被借走时怎么办，才发现原说明漏了候补步骤。他补上这一点，把进阶功能另写在附注里。改进来自对实际使用的检查，而不仅是把句子修得更漂亮。
两分钟说明一项流程
- 选一个具体听者和一个实际结果。
- 按要点、原因、例子、下一步写草稿。
- 讲完后问一道应用问题。
- 修改听者无法正确使用的部分。
延伸阅读
- CDC: Plain Language Materials and Resources通俗表达指南支持以读者为中心的原则；工作场景为本课原创。